Inteligência artificial no RH: o que a lei exige e como a Lexia, IA do Faceponto, atua.

Segunda-feira, 8h. A gestora de RH abre o WhatsApp e pergunta: "Quem faltou hoje?".

Em segundos, recebe a resposta. Cenas assim já fazem parte da rotina de empresas que adotaram assistentes de inteligência artificial na gestão de pessoas. Mas, quando uma IA lida com dados de jornada, faltas e férias de colaboradores, entram em cena regras jurídicas que todo gestor precisa conhecer.

O que é a Lexia

A Lexia é a inteligência artificial do Faceponto. Ela funciona como uma atendente que responde a dúvidas e consultas relacionadas ao sistema, acessível pelo WhatsApp. Entre as perguntas que o gestor pode fazer estão, por exemplo, quais colaboradores registraram o ponto hoje, quem faltou na empresa e quais colaboradores estão de férias. O objetivo é automatizar rotinas de RH, do ponto à folha de pagamento, otimizando processos e reforçando a segurança jurídica da empresa.

IA no RH e a LGPD: o ponto de partida

Toda IA que consulta ou apresenta dados de colaboradores realiza tratamento de dados pessoais, e isso a coloca sob a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018). O artigo 6º da LGPD lista os princípios que devem orientar esse tratamento, entre eles finalidade (propósito legítimo e informado), necessidade (uso limitado ao mínimo indispensável), transparência e segurança. Na prática, isso significa que os dados de ponto, faltas e férias só devem ser tratados para as finalidades ligadas à gestão da relação de trabalho.

Qual é a base legal para tratar esses dados

O artigo 7º da LGPD admite o tratamento de dados pessoais, entre outras hipóteses, para o cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador (inciso II) e quando necessário para a execução de contrato do qual o titular seja parte (inciso V). O controle de jornada, por exemplo, decorre de obrigação prevista no artigo 74 da CLT, o que fundamenta o tratamento dos dados de ponto na rotina de RH.

Decisões automatizadas: o que diz o artigo 20 da LGPD

O artigo 20 da LGPD garante ao titular o direito de solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses, incluídas as decisões destinadas a definir o seu perfil pessoal, profissional, de consumo e de crédito ou os aspectos de sua personalidade. O controlador deve fornecer, sempre que solicitado, informações claras e adequadas sobre os critérios e procedimentos utilizados, observados os segredos comercial e industrial.

Vale distinguir duas situações: uma IA que responde consultas e apresenta informações ao gestor, que então decide, é diferente de um sistema que decide sozinho algo que afete o trabalhador. Quanto mais a decisão sobre o colaborador depender exclusivamente de um processo automatizado, maior a atenção exigida em termos de transparência e possibilidade de revisão.

Segurança e controle de acesso

O artigo 46 da LGPD determina que os agentes de tratamento adotem medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados. Em um assistente acessado por WhatsApp, isso se traduz em uma preocupação prática: definir quem na empresa pode consultar quais informações. Dados de faltas e férias de toda a equipe, por exemplo, não devem estar disponíveis para qualquer pessoa, mas apenas para quem tem função de gestão compatível com essa finalidade.

WhatsApp, jornada e o cuidado com o horário

Usar o WhatsApp como canal de atendimento facilita a rotina, mas exige atenção ao tempo de trabalho. A Súmula 428 do TST esclarece que o uso de instrumentos telemáticos ou informatizados fornecidos pela empresa, por si só, não caracteriza o regime de sobreaviso; porém, o empregado que permanece à distância, submetido a controle patronal por esses meios e em regime de plantão ou equivalente, pode ter o período considerado como de sobreaviso. Por isso, vale definir regras claras sobre horários e responsabilidades no uso de qualquer canal digital de comunicação com a equipe.

Boas práticas para empresas que usam IA na gestão de pessoas

Informar os colaboradores, de forma clara, sobre quais dados são tratados e para qual finalidade; limitar o acesso às informações a quem realmente precisa delas; manter a decisão final sobre temas sensíveis, como advertências e desligamentos, com pessoas e não apenas com um processo automatizado; e documentar as rotinas de tratamento de dados, de modo a demonstrar responsabilização em caso de questionamento.

Como o Faceponto apoia

O Faceponto reúne em um só sistema as informações de ponto, faltas, férias e folha de pagamento, e a Lexia é a porta de entrada para consultar esses dados de forma ágil, diretamente pelo WhatsApp. Em vez de navegar por relatórios, o gestor pergunta e obtém a resposta, ganhando tempo na rotina de RH sem abrir mão da organização e da rastreabilidade das informações, que são a base da segurança jurídica na gestão de pessoas.

Perguntas frequentes

1. Usar inteligência artificial no RH é permitido pela lei? Sim. Não há proibição geral, mas o tratamento de dados dos colaboradores precisa respeitar a LGPD, incluindo os princípios de finalidade, necessidade, transparência e segurança.

2. O colaborador precisa dar consentimento para a IA acessar seus dados de ponto? Nem sempre. A LGPD admite outras bases legais, como o cumprimento de obrigação legal e a execução do contrato de trabalho, o que costuma fundamentar o tratamento de dados de jornada. Cada finalidade deve ser avaliada individualmente.

3. A IA pode decidir sozinha sobre advertência ou demissão? O artigo 20 da LGPD garante ao titular o direito de pedir a revisão de decisões tomadas unicamente por tratamento automatizado que afetem seus interesses. Por isso, decisões sensíveis devem ter participação humana e poder ser explicadas.

4. Qualquer pessoa da empresa pode consultar os dados pela IA? Não deveria. O acesso deve ser restrito a quem tem função de gestão compatível, em linha com o dever de segurança do artigo 46 da LGPD.

5. Conversar com a IA pelo WhatsApp fora do expediente gera hora extra? Depende do caso concreto. O uso do canal, por si só, não gera automaticamente horas extras, mas a empresa deve definir regras de uso para evitar que o colaborador fique em disponibilidade sem a devida contraprestação, conforme o entendimento da Súmula 428 do TST.

Conclusão

A inteligência artificial pode simplificar a rotina de RH, do ponto à folha de pagamento, desde que utilizada com respeito à LGPD, controle de acesso e transparência com os colaboradores. Conheça a Lexia e todo o ecossistema do Faceponto para automatizar a gestão de pessoas da sua empresa com mais segurança jurídica em faceponto.com.br.